A Projektauftrag ist ein prägnantes Dokument, das die wichtigsten Details, Ziele und Erwartungen an ein Projekt vor Beginn der Arbeit umreißt. Betrachte es als eine Art Fahrplan für alle Beteiligten - Kunde, Entwickler, Designer, Vermarkter oder Berater.
Er muss nicht lang oder übermäßig technisch sein. Aber er sollte die wichtigsten Fragen beantworten: Was bauen wir, warum, für wen, wie und bis wann?
Ohne ein Briefing geraten Projekte oft ins Stocken, überschreiten das Budget oder gehen völlig am Ziel vorbei.
Was beinhaltet ein Projektbriefing?
Die Struktur kann variieren, aber ein gutes Briefing deckt normalerweise alles ab:
- Projektübersicht
Eine kurze Zusammenfassung, was das Projekt ist und was es erreichen soll. - Ziele und Aufgaben
Welche Ergebnisse erwartest du? Willst du die Konversionsrate erhöhen, deine Marke bekannter machen oder ein Produkt auf den Markt bringen? - Zielpublikum
Für wen ist das? Was ist ihnen wichtig? Welche Probleme löst es für sie? - Umfang der Arbeit
Was ist inbegriffen - und was ist nicht inbegriffen? Dieser Abschnitt trägt dazu bei, dass der Umfang nicht zu groß wird. - Liefergegenstände
Was sind die erwarteten Ergebnisse? (z. B. neues Homepage-Design, Trichter zur Lead-Generierung, SEO-Audit) - Zeitleiste
Wichtige Meilensteine, Fristen und Liefererwartungen. - Budget
Entweder eine bestimmte Zahl oder eine Spanne, je nachdem, wie früh du dich im Prozess befindest. - Stakeholder
Wer ist auf jeder Seite involviert? Wer ist für was verantwortlich? - Hintergrund oder vorhandene Vermögenswerte
Bestehende Inhalte, Branding, Wettbewerber oder alles, was für den Erfolg des Projekts relevant ist.
Warum es wichtig ist
- Klarheit für alle
So sind alle auf der gleichen Seite, bevor Geld oder Zeit ausgegeben wird. Kein Rätselraten, keine Annahmen. - Bessere Zusammenarbeit
Designer, Entwickler und Vermarkter arbeiten schneller und effektiver, wenn sie einen Kontext und eine Richtung haben. - Vermeidet schleichenden Umfang
Klare Erwartungen bedeuten weniger "überraschende" Anfragen auf halber Strecke des Projekts. - Spart Zeit und Geld
Weniger Überarbeitungen, weniger Missverständnisse und gezieltere Ergebnisse. - Stärkere Ergebnisse
Ein klares Briefing führt zu einer Arbeit, die deine Geschäftsziele tatsächlich unterstützt - und nicht nur etwas, das "gut aussieht".
Wer schreibt sie?
Das kommt darauf an. Manchmal schreibt der Kunde das erste Briefing. In anderen Fällen wird es vom Dienstleister (Designer, Agentur, Entwickler) während der Erkundung erstellt. Im Idealfall ist es ein gemeinschaftlicher Prozess, der vor Beginn der Arbeit ausgearbeitet und abgestimmt wird.
Wenn du als Unternehmer jemanden für eine Website, eine Marketingkampagne oder eine Neugestaltung einstellst, musst du kein formelles Dokument von Grund auf schreiben. Eine klare E-Mail, ein strukturiertes Formular oder sogar ein aufgezeichnetes Loom-Video können als Grundlage für ein solides Briefing dienen.
Fazit
Ein Projektbriefing ist eines der einfachsten Instrumente, um Projekte auf Kurs zu halten und mit deinen Zielen in Einklang zu bringen. Es ist keine Bürokratie - es ist eine Investition in Klarheit. Egal, ob du jemanden einstellst oder eingestellt wirst, lass das Briefing nie aus. Er gibt den Ton an, definiert die Arbeit und schützt beide Seiten vor kostspieligen Missverständnissen.
