A resumen del proyecto es un documento conciso que describe los detalles clave, los objetivos y las expectativas de un proyecto antes de que comience el trabajo. Piensa en él como una hoja de ruta para todos los implicados: cliente, desarrollador, diseñador, vendedor o consultor.
No tiene por qué ser largo ni excesivamente técnico. Pero debe responder a las preguntas esenciales: ¿Qué estamos construyendo, por qué, para quién, cómo y para cuándo?
Sin un briefing, los proyectos a menudo se estancan, se salen del presupuesto o no dan en el blanco.
¿Qué incluye un informe de proyecto?
Aunque la estructura puede variar, un buen informe suele abarcar:
- Resumen del proyecto
Un breve resumen de lo que es el proyecto y lo que pretende conseguir. - Metas y objetivos
¿Qué resultados esperas? ¿Intentas mejorar las conversiones, aumentar la visibilidad de la marca, lanzar un producto? - Destinatarios
¿A quién va dirigido? ¿Qué les preocupa? ¿Qué problemas les resuelve? - Alcance del trabajo
¿Qué incluye y, lo que es igual de importante, qué no incluye? Esta sección ayuda a evitar la expansión del alcance. - Entregables
¿Cuáles son los resultados específicos esperados? (por ejemplo, nuevo diseño de la página de inicio, embudo de generación de clientes potenciales, auditoría SEO) - Cronología
Hitos clave, plazos y expectativas de entrega. - Presupuesto
Una cifra concreta o un intervalo, dependiendo de lo temprano que estés en el proceso. - Partes interesadas
¿Quién está implicado en cada lado? ¿Quién es responsable de qué? - Antecedentes o activos existentes
Contenido existente, marca, competidores o cualquier cosa relevante para el éxito del proyecto.
Por qué es importante
- Claridad para todos
Pone a todo el mundo de acuerdo antes de gastar dinero o tiempo. Sin conjeturas ni suposiciones. - Mejor colaboración
Los diseñadores, desarrolladores y vendedores trabajan más rápida y eficazmente cuando tienen contexto y dirección. - Evita la expansión del alcance
Unas expectativas claras significan menos peticiones "sorpresa" a mitad del proyecto. - Ahorra tiempo y dinero
Menos revisiones, menos falta de comunicación y resultados más centrados. - Resultados más sólidos
Un briefing claro conduce a un trabajo que realmente apoya tus objetivos empresariales, no sólo algo que "queda bien".
¿Quién lo escribe?
Depende. A veces, el cliente redacta el briefing inicial. Otras veces, el proveedor de servicios (diseñador, agencia, desarrollador) lo crea durante el descubrimiento. Lo ideal es que sea un proceso de colaboración, perfeccionado y acordado antes de empezar a trabajar.
Si eres un empresario que contrata a alguien para un sitio web, una campaña de marketing o un rediseño, no necesitas redactar un documento formal desde cero. Un correo electrónico claro, un formulario estructurado o incluso un vídeo grabado en Loom pueden servir de base para un briefing sólido.
Conclusión
Un informe de proyecto es una de las herramientas más sencillas para mantener los proyectos encaminados y alineados con tus objetivos. No es burocracia, es una inversión en claridad. Tanto si contratas a alguien como si te contratan, nunca te saltes el informe. Establece el tono, define el trabajo y protege a ambas partes de costosos malentendidos.
