A primera vista, una cita y un estimación pueden parecer la misma cosa: ambos implican fijar el precio de un trabajo o servicio. Pero, en la práctica, tienen finalidades diferentes, conllevan distintos niveles de compromiso y pueden tener implicaciones muy distintas para tu presupuesto y tus plazos.

Entender la diferencia puede evitarte sorpresas incómodas o malentendidos, sobre todo al contratar a un autónomo, agencia o contratista para un trabajo digital.

¿Qué es una cita?

A cita (también llamado presupuesto o cotización fija) es un documento formal y vinculante. En él se indica exactamente cuánto costará un servicio o proyecto en función de un alcance claramente definido.

• Es preciso y definitivo: Una vez aceptado, el proveedor se compromete a entregar el trabajo descrito por el precio presupuestado.
• Requiere un alcance detallado: Dado que el coste está fijado, normalmente sólo se facilitan presupuestos después de haber realizado suficientes averiguaciones para comprender plenamente lo que está en juego.
• Protege ambos lados: Sabes lo que vas a pagar. Ellos saben lo que van a entregar. Sin sorpresas, suponiendo que nadie cambie el alcance.

Ejemplo:

"Diseñaremos y crearemos un sitio web WordPress de 5 páginas, incluyendo una página de inicio, servicios, acerca de, contacto y blog, por 2.400 euros".

Una vez firmado, ese precio no cambia a menos que cambie el alcance del proyecto.

¿Qué es un presupuesto?

En estimación es más bien una conjetura basada en la experiencia, los requisitos conocidos y las expectativas. Te da una cifra aproximada, pero no fija.

• Es flexible: Las estimaciones suelen utilizarse en las primeras fases de un proyecto, cuando aún no se dispone de todos los detalles.
• Puede cambiar: Una vez afinado el alcance, el precio final podría ser mayor o menor.
• Es útil para presupuestar: Especialmente para trabajos complejos o personalizados, en los que es difícil prever todas las tareas por adelantado.

Ejemplo:

"Un rediseño básico de tu sitio web existente costará probablemente entre 2.000 y 3.000 euros, dependiendo del contenido, las funciones y el tiempo de desarrollo".

Es una estimación, no un compromiso.

Por qué es importante esta diferencia

Para los empresarios, esta distinción puede afectar:

• Planificación presupuestaria: Los presupuestos te ayudan a planificar con precisión. Los presupuestos te ayudan a explorar opciones.
• Expectativas del proyecto: Malinterpretar un presupuesto flexible como un presupuesto fijo suele provocar tensiones.
• Toma de decisiones: Saber cuándo pedir cada cosa te permite avanzar con confianza y justicia.

Cuándo pedir qué

• Pide un estimación cuando aún estás definiendo el proyecto o comparando proveedores de servicios.
• Pide un cita cuando el alcance esté claro y estés listo para comprometerte.

Muchos profesionales empiezan con una estimación y luego siguen con un presupuesto detallado tras sesiones de descubrimiento o estrategia.

Conclusión

Tanto los presupuestos como las estimaciones son herramientas esenciales, pero no son intercambiables. A el presupuesto es un compromisomientras que un la estimación es orientativa. Conocer la diferencia te ayuda a establecer expectativas más claras, evitar malentendidos y construir relaciones laborales más sólidas desde el primer día.